Die ES tagt am Vestischen Gymnasium regelmäßig ein Mal pro Woche während einer im Stundenplan geblockten Stunde.
Die ES an Gymnasien ist kein Gremium mit einer juristischen Grundlage, wie es zum Beispiel die Schulkonferenz oder die Fachkonferenzen sind. Dennoch hat die ES in einer Schule, die sich Entscheidungstransparenz, Mitbestimmung und Partizipation verschrieben hat, eine wichtige Rolle. In diesem Gremium werden zum einen tagesaktuelle schulische Dinge vorbesprochen. Somit kann der Schulleiter auf der Basis der Diskussionsergebnisse seine ggf. zu fällenden Entscheidungen auf einer breiteren Argumentationsbasis aufbauen. Andererseits können wichtige schulische Verfahrensregelungen, die auf gemachten Erfahrungen beruhen, diskutiert und ggf. eine Beschlussvorlage z.B. für die Lehrerkonferenz vorbereitet werden. Dadurch wird die Diskussion auf der Lehrerkonferenz vorentlastet und somit wertvolle Zeit eingespart. Bei den Treffen werden organisatorische und die Schulentwicklung betreffende Fragen erörtert und geplant, Informationen ausgetauscht etc.