Auf dem Formular, das gleichzeitig Titelblatt der Arbeit ist, wird das Thema festgelegt. Es enthält außerdem den Namen der Verfasserin/des Verfassers, die Benennung des Faches, das Datum der endgültigen Themenfestlegung und den Abgabetermin der Facharbeit. Lehrkraft und Schüler/-in müssen unterschreiben.

Die Facharbeit wird jeweils im ersten Quartal der Qualifikationsphase Q1, 2. Halbjahr verfasst und ersetzt die erste Klausur in dem gewählten Unterrichtsfach.

Der Prozess der Themenfindung setzt spätestens mit dem Themenfindungstag ein, welcher i. d. R. im Oktober stattfindet. Die Themenfindung für umfangreichere eigenständige empirische Untersuchungen oder Projektarbeiten (z.B. in den Fächern Biologie und Pädagogik) sollte bis spätestens Anfang Dezember abgeschlossen sein. Eine Übersicht über die Facharbeitsthemen am VGK, die bisher in den entsprechenden Fächern gewählt wurden, kann auf der Homepage eingesehen werden.

Die vorläufigen und endgültigen Festlegungstermine für Literaturarbeiten oder Quellenarbeiten sowie der Abgabetermin sind jeweils der Terminübersicht der Homepage oder dem Aushang der Jahrgangsstufe 12 zu entnehmen (i. d. R. im Februar).

Die Abgabe der Facharbeit erfolgt vor den Osterferien.

Die Anzahl der zu betreuenden Facharbeiten soll laut Beschluss der Lehrerkonferenz 5 Facharbeiten pro Kollegin/Kollege nicht überschreiten.